Thẻ đăng ký người nước ngoài cho du học sinh: nộp trong 90 ngày từ khi nhập cảnh qua đặt lịch HiKorea hoặc trường nộp tập thể, 5 giấy tờ cơ bản, lệ phí KRW 35.000, khai báo 15 ngày, thẻ di động

Người nước ngoài lưu trú tại Hàn Quốc quá 90 ngày phải đăng ký người nước ngoài tại cơ quan xuất nhập cảnh quản lý nơi cư trú trong vòng 90 ngày kể từ ngày nhập cảnh (Điều 31 Luật Quản lý xuất nhập cảnh). Học sinh, sinh viên nhập cảnh bằng thị thực du học (D-2) hoặc học tiếng Hàn (D-4) và lưu trú quá 90 ngày thuộc diện này. Sau khi hoàn tất đăng ký, người học được cấp thẻ đăng ký người nước ngoài (ARC). Từ đó, khi xin giấy phép làm thêm, gia hạn thời gian lưu trú hay giấy phép tái nhập cảnh nhiều lần, người học nộp kèm thẻ đăng ký người nước ngoài. Nếu đến cơ quan sau thời hạn luật định, người học có thể bị phạt tiền hoặc phạt hành chính.

Bài viết này thuộc loạt bài về thủ tục lưu trú. Phần xin thị thực có tại Các bước xin thị thực du học D-2, phần gia hạn sau khi đăng ký có tại Hướng dẫn gia hạn thời gian lưu trú D-2, D-4.

Làm khi nào, ở đâu

Đăng ký người nước ngoài không có trong danh mục hồ sơ điện tử của HiKorea. Khác với gia hạn thời gian lưu trú hay khai báo thay đổi nơi cư trú, thủ tục này không thể nộp trực tuyến, nên người học đến cơ quan trực tiếp hoặc nộp tập thể qua trường.

Từ khi nhập cảnh đến khi nhận thẻ

1. Nhập cảnh: Nhập cảnh bằng thị thực qua cửa kiểm tra xuất nhập cảnh tại sân bay. Thời hạn đăng ký người nước ngoài là trong vòng 90 ngày kể từ ngày nhập cảnh.
2. Chốt chỗ ở: Hoàn tất việc xếp phòng ký túc xá hoặc ký hợp đồng thuê nhà để nhận giấy tờ chứng minh nơi cư trú.
3. Chuẩn bị giấy tờ: Xin giấy chứng nhận đang theo học tại trường (diện du học (D-2) có thể thay bằng giấy chứng nhận đã nộp học phí hoặc giấy tờ khác, tùy loại trường).
4. Nộp hồ sơ: Đăng ký nộp tập thể qua trường hoặc đặt lịch hẹn trên HiKorea.
5. Nhận thẻ: Nhận thẻ đăng ký người nước ngoài theo cách cơ quan quy định. Cách nhận và thời gian chờ khác nhau tùy cơ quan và trường, nên cần hỏi rõ khi nộp hồ sơ.

Với du học sinh nhập cảnh vào cuối tháng 2 để kịp học kỳ tháng 3, thời hạn là cuối tháng 5. Có thể không còn ngày trống để đặt lịch trong thời hạn, vì vậy nên kiểm tra lịch nộp hồ sơ ngay sau khi nhập cảnh.

Cách 1: Đặt lịch hẹn trên HiKorea

Nếu tự đến trực tiếp, người học chọn cơ quan quản lý và ngày hẹn tại mục “Đặt lịch hẹn” trên HiKorea (hikorea.go.kr). Có ba điểm cần tuân thủ khi đặt lịch.

• Đặt lịch vào ngày trước khi hết thời hạn khai báo luật định (90 ngày sau khi nhập cảnh). Nếu đến sau khi hết thời hạn, người học có thể bị phạt tiền hoặc phạt hành chính.
• Nếu không còn ngày trống trong thời hạn, hãy đến thẳng cơ quan quản lý trước khi hết thời hạn khai báo.
• Đặt lịch hẹn chỉ là giữ ngày, không phải nộp hồ sơ. Đã đặt lịch không có nghĩa là đã đăng ký.

Hành vi dùng số hộ chiếu hoặc số đăng ký người nước ngoài của người khác để chiếm trước lịch hẹn có thể bị xử phạt theo Luật Bảo vệ thông tin cá nhân và Bộ luật Hình sự.

Cách 2: Nộp tập thể qua trường

Một số trường gom hồ sơ đăng ký người nước ngoài để nộp chung vào thời điểm nhập học. Chẳng hạn, Đại học Quốc gia Pusan đã thông báo riêng lịch đặt hẹn và lịch nộp giấy tờ cho đợt 1 và đợt 2 trong học kỳ 1 năm học 2026. Khi nộp tập thể tại Đại học Quốc gia Pusan, trường thu giấy tờ và lệ phí (KRW 35.000 tiền mặt) rồi nộp cho cơ quan, khi thẻ được cấp thì thông báo cho sinh viên qua email. Thời gian và cách đăng ký khác nhau tùy trường, nên sau khi trúng tuyển cần theo dõi thông báo của phòng quốc tế. Nếu lỡ lịch nộp tập thể, người học có thể tự đặt lịch hẹn để nộp trong thời hạn 90 ngày. Đăng ký người nước ngoài có thủ tục riêng như lấy dấu vân tay, nên dù nộp tập thể vẫn cần xem thông báo của trường để biết có phải có mặt trực tiếp hay không.

Giấy tờ cần chuẩn bị

Du học sinh diện du học (D-2) có thể nộp giấy tờ thay thế cho giấy chứng nhận đang theo học. Trường được chứng nhận trở lên thay bằng giấy chứng nhận đã nộp học phí; các trường khác thay bằng thư đề nghị hợp tác kèm giấy chứng nhận đã nộp học phí khi nộp cá nhân, và bằng giấy chứng nhận đã nộp học phí khi nộp tập thể. Giấy tờ cơ bản để đăng ký người nước ngoài diện du học (D-2) không bao gồm giấy tờ chứng minh tài chính như giấy xác nhận số dư tài khoản. Với học viên tiếng Hàn, không có quy định về giấy tờ thay thế giấy chứng nhận đang theo học. Giấy chứng nhận đang theo học, giấy chứng nhận đã nộp học phí và các giấy tờ cấp tại Hàn Quốc, nếu không ghi thời hạn hiệu lực riêng, nộp loại được cấp trong vòng 3 tháng kể từ ngày cấp.

Giấy tờ chứng minh nơi cư trú gồm hợp đồng thuê nhà, giấy xác nhận cung cấp chỗ ở, biên lai phí ký túc xá, biên lai nộp phí điện nước công cộng v.v. Nếu ở ký túc xá, hãy chuẩn bị giấy xác nhận cung cấp chỗ ở hoặc biên lai phí ký túc xá do trường cấp.

Trường hợp cần giấy chứng nhận xét nghiệm lao

Công dân các quốc gia có nguy cơ cao về bệnh lao (35 nước, gồm Việt Nam, Ấn Độ, Bangladesh, Nepal, Myanmar, Sri Lanka, Uzbekistan, Mông Cổ, Trung Quốc, Indonesia, Pakistan v.v.) nếu thuộc một trong các trường hợp sau phải nộp giấy chứng nhận xét nghiệm lao (TB) khi đăng ký người nước ngoài.

• Thuộc diện phải nộp giấy chứng nhận xét nghiệm lao khi xin thị thực nhưng nhập cảnh bằng thị thực điện tử
• Có thị thực nhiều lần cho phép lưu trú dài hạn và nhập cảnh khi đã quá 6 tháng kể từ ngày cấp thị thực

Theo nguyên tắc, giấy tờ đã nộp khi xin thị thực và được lưu trong hồ sơ người nước ngoài đã đăng ký thì không phải nộp lại.

Lệ phí và miễn lệ phí

Lệ phí cấp thẻ đăng ký người nước ngoài là KRW 35.000 (Điều 72 Quy tắc thi hành Luật Quản lý xuất nhập cảnh). Ngay cả sinh viên được miễn các khoản lệ phí khác, như sinh viên học bổng Chính phủ Hàn Quốc (GKS), vẫn phải nộp lệ phí cấp và cấp lại thẻ. Nếu du học sinh diện du học (D-2) xin gia hạn thời gian lưu trú cùng lúc với đăng ký người nước ngoài thì được miễn lệ phí gia hạn (KRW 60.000). Cấp lại thẻ do bị mất cũng tốn KRW 35.000.

Thời gian lưu trú ghi trên thẻ

Với sinh viên chương trình cấp bằng (D-2-1~D-2-4) và du học kết hợp học–làm (D-2-7), khi đăng ký người nước ngoài, thời gian lưu trú được điều chỉnh đến cuối tháng 3 hoặc cuối tháng 9 năm sau rồi mới cấp thẻ. Mục đích là cấp thời gian lưu trú khớp với lịch học. Sinh viên trao đổi (D-2-6) và sinh viên thăm học (D-2-8) được điều chỉnh đến cuối tháng 1 hoặc cuối tháng 7, trong phạm vi 1 tháng kể từ ngày kết thúc chương trình. Với du học nghiên cứu (D-2-5) và học tiếng Hàn (D-4), không có hướng dẫn về việc điều chỉnh này. Khi gia hạn thời gian lưu trú hoặc thay đổi tư cách lưu trú sau đó, thời gian lưu trú được cấp trong phạm vi thời hạn hiệu lực của hộ chiếu, vì vậy sinh viên có hộ chiếu sắp hết hạn nên kiểm tra trước lịch làm lại hộ chiếu.

Các khai báo phải làm trong 15 ngày sau khi đăng ký người nước ngoài

Sau khi đăng ký người nước ngoài, mọi thay đổi phải được khai báo trong vòng 15 ngày. Kể cả khi chưa nhận thẻ, nếu chuyển nhà sau khi đăng ký thì vẫn thuộc diện phải khai báo.

• Chuyển nhà (thay đổi nơi cư trú): Trong vòng 15 ngày kể từ ngày chuyển đến, khai báo tại ủy ban si·gun·gu hoặc trung tâm hành chính eup·myeon·dong nơi cư trú mới, hoặc tại cơ quan xuất nhập cảnh quản lý nơi cư trú mới (Điều 36 Luật Quản lý xuất nhập cảnh). Có thể nộp hồ sơ điện tử trên HiKorea.
• Làm lại hộ chiếu, thay đổi họ tên hoặc quốc tịch: Khai báo thay đổi thông tin đăng ký người nước ngoài trong vòng 15 ngày kể từ ngày thay đổi (Điều 35 Luật Quản lý xuất nhập cảnh). Thay đổi hộ chiếu có thể nộp hồ sơ điện tử trên HiKorea.
• Chuyển trường: Về nguyên tắc, việc chuyển trường trong Hàn Quốc bị hạn chế. Chương trình cấp bằng được phép chuyển nếu đáp ứng các điều kiện như cùng cấp bậc chương trình, năng lực tiếng Hàn; học viên tiếng Hàn về nguyên tắc phải xuất cảnh rồi xin thị thực mới. Nếu được phép, phải khai báo thay đổi trong vòng 15 ngày và nộp giấy chứng nhận đang theo học của trường mới, giấy chứng nhận xóa tên của trường cũ v.v. Nếu chỉ đổi tên trường, trường sẽ khai báo tập thể.

Thủ tục khai báo địa chỉ được trình bày chi tiết tại Du học sinh khai báo đổi địa chỉ trong 15 ngày.

Thẻ đăng ký người nước ngoài di động

Bộ Tư pháp cấp thẻ đăng ký người nước ngoài di động từ ngày 10 tháng 1 năm 2025. Thẻ đăng ký người nước ngoài di động có hiệu lực như thẻ vật lý (Điều 33 Luật Quản lý xuất nhập cảnh).

Khi vào chương trình cấp bằng sau khóa học tiếng

Du học sinh đã đăng ký người nước ngoài theo diện học tiếng Hàn (D-4) khi nhập học chương trình cấp bằng tại cùng trường hoặc trường khác sẽ không đăng ký lại mà thay đổi tư cách lưu trú sang du học (D-2). Lệ phí thay đổi tư cách lưu trú là KRW 100.000 (giảm 2/10 khi nộp trực tuyến trên HiKorea), người có chứng nhận học bổng GKS được miễn. Hồ sơ gồm Giấy báo nhập học tiêu chuẩn, giấy chứng nhận điểm và chuyên cần của khóa học trước, giấy tờ chứng minh tài chính v.v. Nếu xuất cảnh sau khi nộp đơn xin phép lưu trú, hồ sơ có thể bị từ chối. Thời điểm nộp và giấy tờ được tổng hợp tại Hướng dẫn chuyển từ D-4 sang D-2.

Những điều cần lưu ý trước khi đăng ký

• Kế hoạch xuất cảnh trước khi đăng ký: Miễn giấy phép tái nhập cảnh áp dụng cho người đã đăng ký người nước ngoài. Thị thực du học và học tiếng là thị thực một lần, trừ một số thị thực của công dân Ấn Độ, nên nếu xuất cảnh trước khi đăng ký, có thể cần thị thực mới khi quay lại. Nếu phát sinh việc phải xuất cảnh trước khi đăng ký, hãy hỏi trước cơ quan xuất nhập cảnh quản lý hoặc nhà trường.
• Làm thêm: Học viên tiếng Hàn (D-4-1, D-4-7) và sinh viên thăm học (D-2-8) chỉ được cấp giấy phép làm thêm sau khi đã qua 6 tháng kể từ ngày có tư cách lưu trú (người có thị thực tính từ ngày nhập cảnh). Chương trình cấp bằng (D-2-1~D-2-4), du học kết hợp học–làm (D-2-7) và sinh viên trao đổi (D-2-6) cũng phải được cấp phép mới được làm thêm.
• Bảo hiểm y tế: Cách tham gia bảo hiểm y tế và đóng phí bảo hiểm cho du học sinh được tổng hợp tại Hướng dẫn bảo hiểm y tế cho du học sinh.

Danh sách kiểm tra

• Ghi thời hạn “trong vòng 90 ngày kể từ ngày nhập cảnh” lên lịch và chọn ngày nộp hồ sơ sớm, có dư thời gian.
• Kiểm tra thông báo của phòng quốc tế xem trường có lịch nộp tập thể hay không.
• Nếu không có hoặc đã lỡ, đặt lịch hẹn trên HiKorea vào ngày trước thời hạn.
• Chuẩn bị hộ chiếu và bản sao, 1 tấm ảnh, giấy chứng nhận đang theo học (diện du học (D-2) có thể dùng giấy tờ thay thế), giấy tờ chứng minh nơi cư trú và lệ phí KRW 35.000.
• Công dân quốc gia có nguy cơ cao về bệnh lao nếu nhập cảnh bằng thị thực điện tử, hoặc nhập cảnh sau 6 tháng kể từ ngày cấp thị thực nhiều lần, hãy chuẩn bị giấy chứng nhận xét nghiệm lao.
• Sau khi đăng ký người nước ngoài, nếu chuyển nhà hoặc thay đổi hộ chiếu, hãy khai báo trong vòng 15 ngày, kể cả khi chưa nhận thẻ.